Alert prawny
masiota.com
Czym jest system e-Doręczeń?
O wprowadzeniu systemu e-Doręczeń oraz założeniach jego funkcjonowania informowaliśmy Państwa w naszych alertach prawnych w dniu 14 grudnia 2020 roku oraz 21 kwietnia 2022 roku. Celem przypomnienia wskazujemy, że w dniu 18 listopada 2020 roku
została uchwalona ustawa o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 285 z późn. zm.), która ma na celu wdrożenie krajowego systemu doręczeń elektronicznych. Za pośrednictwem tego systemu następować ma przepływ korespondencji prowadzonej przede wszystkim pomiędzy przedsiębiorcami, a podmiotami publicznymi. Z systemu e-
Doręczeń skorzystać można również w ramach korespondencji prowadzonej pomiędzy przedsiębiorcami, a także przedsiębiorcami i osobami fizycznymi. Korespondencja wysłana za pomocą systemu e-Doręczeń traktowana jest jak przesyłka polecona za potwierdzeniem odbioru. Specjalna skrzynka do e-doręczeń umożliwia wysyłkę, odbiór oraz przechowywanie korespondencji.
Jakie obowiązki ciążą na spółkach?
Spółki, które podlegają wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego są zobowiązane do założenia adresu do e-Doręczeń, a następnie wpisania tego adresu do bazy adresów elektronicznych (BAE). W tym celu należy złożyć wniosek, który jest dostępny na portalu rządowym biznes.gov.pl. Wniosek składają osoby uprawnione do reprezentacji spółki, podpisując go profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym, pieczęcią elektroniczną lub e-dowodem. Po aktywacji adresu do e-Doręczeń uzyskuje się dostęp do specjalnie dedykowanej e-skrzynki. W ramach skrzynki do e-Doręczeń spółki będą miały dostęp do adresów zamieszczonych w BAE. Do zarządzania skrzynką należy wyznaczyć administratora. Wpis do BAE jest równoznaczny z wyrażeniem przez spółkę zgody na doręczanie przez podmioty publiczne korespondencji wyłącznie w formie elektronicznej.
Do kiedy należy założyć skrzynkę do e-Doręczeń?
Spółki, które są już zarejestrowane w KRS lub zostaną zarejestrowane przed 10 grudnia 2023 roku, zobowiązane są wpisać adres do e-Doręczeń do BAE w terminie do 10 marca 2024 roku. Natomiast od 10 grudnia 2023 roku jednym z elementów wniosku o wpis spółki do KRS stanie się wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń i jego wpisanie do BAE.
Jakie opłaty wiążą się z systemem e-Doręczeń?
Wniosek o utworzenie adresu oraz wpis do BAE jest bezpłatny. Jeżeli wniosek jest składany przez pełnomocnika, wówczas należy uiścić opłatę skarbową od pełnomocnictwa w wysokości 17 zł. Przy wyborze usługi świadczonej przez dostawcę publicznego, korzystanie z platformy przeznaczonej do e-Doręczeń nie rodzi żadnych kosztów. Spółki mogą jednak skorzystać z usług oferowanych przez niepublicznych Kwalifikowanych Dostawców Usług (KDU), którzy posiadają stosowne uprawnienia
i zostali wpisani na listę prowadzoną przez Ministerstwo Cyfryzacji. Korespondencja kierowana przez spółki do podmiotów publicznych jest bezpłatna. Spółki są jednak
zobowiązane ponosić koszty korespondencji pomiędzy sobą lub korespondencji kierowanej do osób fizycznych.
Wprowadzane zmiany mają na celu ułatwienie przepływu korespondencji, a także przyspieszenie postępowań prowadzonych z udziałem spółek przez podmioty publiczne. Jednakże mogą one stanowić wyzwanie organizacyjne dla przedsiębiorców, którzy już dziś powinni pomyśleć o wdrożeniu systemu e-Doręczeń. Umożliwi to przygotowanie przedsiębiorstw, w tym dostosowanie odpowiednich procedur do najnowszych regulacji. Warto także zwrócić uwagę na kwestie związane z cyberbezpieczeństwem przechowywanych danych w systemie e-Doręczeń i podjąć stosowne kroki w celu ich ochrony.
