Rekompensata za koszty odzyskiwania należności, która została przewidziana w przepisie art. 10 ustawy z dnia 08 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (dalej: „Ustawa”), ma na celu zachęcenie dłużników do terminowego regulowania płatności, wyposaża bowiem wierzycieli w dodatkowe narzędzie umożliwiające im egzekwowanie terminowej zapłaty przysługujących im należności.
Nie ulega wątpliwości, iż rekompensata za koszty odzyskiwania należności stawia wierzyciela w uprzywilejowanej pozycji. Zgodnie z obowiązującymi przepisami stała minimalna kwota rekompensaty przewidziana w art. 10 ust. 1 Ustawy, przysługuje mu z tytułu samego faktu opóźnienia w zapłacie. Równocześnie wierzyciel zachowuje prawo do naliczania odsetek, a także roszczenie o zwrot kosztów odzyskiwania należności przewyższających kwotę rekompensaty (i tak art. 10 ust. 2 Ustawy).
Przepis art. 10 Ustawy kształtuje dwie skrajnie różne sytuacje procesowe, w jakich może znaleźć się wierzyciel, który chce skorzystać z przysługującego mu prawa do żądania zwrotu kosztów odzyskiwania należności.
Minimalna kwota rekompensaty przewidziana w art. 10 ust. 1 Ustawy należy się wierzycielowi, jeżeli jego dłużnik popadnie w opóźnienie w zapłacie. Innymi słowy, wierzyciel nabywa powyższe uprawnienia z mocy samego prawa, a nabycie tego prawa nie jest uzależnione od poniesienia przez niego jakichkolwiek rzeczywistych kosztów związanych z odzyskiwaniem należności (tym samym jego postawa wobec opóźnienia dłużnika może być bierna, nie musi wykazywać, że poniósł szkodę w związku z brakiem terminowej zapłaty).
Inaczej wygląda sytuacja wierzyciela, gdy ten dochodzi od dłużnika roszczeń opartych o treść przepisu art. 10 ust. 2 Ustawy. Na wierzycielu ciąży wówczas obowiązek wykazania podjęcia czynności windykacyjnych, ich celowości oraz zasadności wysokości poniesionych w związku z tym kosztów. Wierzyciel nie ma zupełnej dowolności, jeżeli chodzi o zakres oraz skalę wydatków poniesionych w celu odzyskania danej należności. Ustawa stanowi bowiem wprost, że zwrotowi podlegają jedynie koszty w uzasadnionej wysokości.
Użyte przez ustawodawcę – wysoce nieprecyzyjne - sformułowanie o kosztach „w uzasadnionej wysokości” czyni koniecznym sięgnięcie do zapisów dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/7/UE, która w jej przepisie art. 6 ust. 3 wskazuje, iż wierzyciel – domagając się zwrotu kosztów windykacji zewnętrznej – uprawniony jest do uzyskania „rozsądnej rekompensaty”.
W świetle powyższego, mając na uwadze dotychczasową praktykę orzeczniczą, wskazać należy, iż zgłoszone przez wierzyciela żądanie musi podlegać każdorazowo szczegółowej weryfikacji i ocenie sądu orzekającego w danej sprawie. O wysokości kosztów decydują więc każdorazowo okoliczności danej sprawy, tym samym nie każdy koszt, który został faktycznie poniesiony, może zostać uznany za rozsądny, co uzasadniałoby obciążenie nim dłużnika.
W pierwszej kolejności, ocenie powinno podlegać to, czy podjęcie przez wierzyciela działań było w ogóle potrzebne, a następnie czy wybrany przez niego sposób działania był uzasadniony w świetle okoliczności sprawy, a następnie, czy poniesione wydatki były ekonomicznie uzasadnione.
W sytuacji, gdy opóźniający się z zapłatą dłużnik podejmuje rozmowy z wierzycielem, wyraża wolę zapłaty, podejmuje działania w celu rozłożenia płatności na raty, skorzystanie przez wierzyciela z firmy zajmującej się odzyskiwaniem należności i poniesienie przez niego – dodatkowych - kosztów tego tytułu może zostać ocenione jako obiektywnie nieuzasadnione. Należy bowiem pamiętać, że nielojalny – opóźniający się z płatnością dłużnik – zostanie i tak „ukarany” w postaci obowiązku zwrotu rekompensaty w minimalnej, ryczałtowej wysokości (art. 10 ust. 1 Ustawy). Działanie wierzyciela polegające na celowym podejmowaniu przez niego niepotrzebnych działań, a następnie obciążaniu dłużnika kosztami tychże działań, nie zasługuje na ochronę prawną. Odszkodowawczy charakter roszczenia o zwrot kosztów windykacji zewnętrznej ponad ustawowy ryczałt wymaga bowiem od wierzyciela, aby ten postępował tak, aby bez nieuzasadnionej potrzeby nie powiększać szkody.
Ocena „rozsądności” wysokości poniesionych kosztów winna obejmować odniesienie wynagrodzenia wypłaconego przez wierzyciela do rynkowych stawek przyjmowanych przy świadczeniu usługi windykacji dla konkretnego typu wierzytelności. I tak, zlecenie windykacji należności prestiżowej firmie windykacyjnej za wysokim wynagrodzeniem, w sytuacji, gdy istniały inne tańsze możliwości prawne rozwiązania problemu nieterminowej płatności, stanowi de facto nadużycie prawa i jako takie, nie zasługuje na ochronę prawną.
Podsumowując, roszczenie o zwrot kosztów odzyskiwania należności ponad przyznany Ustawą ryczałt ma charakter roszczenia odszkodowawczego, zatem wierzyciel – zgłaszający żądanie jego zasądzenia w procesie – musi sprostać ciężarowi dowodu i wykazać poniesienie szkody, jej wysokość oraz udowodnić adekwatny związek przyczynowy pomiędzy szkodą (w wysokości przekraczającej ustawowy ryczałt), a opóźnieniem dłużnika w spełnieniu świadczenia pieniężnego z transakcji handlowej.
