Z dniem 7 kwietnia 2023 roku weszły w życie przepisy regulujące pracę zdalną, które zostały wprowadzone przez ustawodawcę do Kodeksu pracy. Przepisy te obejmują swoim zakresem prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracownika, odnoszące się do wykonywania pracy w sposób zdalny.
Kto zdecyduje o możliwości pracy zdalnej - pracownik, czy pracodawca?
W przedmiocie wykonywania pracy zdalnej, pracodawca oraz pracownik będą mogli porozumieć się przy zawarciu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Inicjatywa taka może wyjść od pracodawcy, natomiast pracownikowi przysługuje uprawnienie do złożenia wniosku o wykonywanie pracy w sposób zdalny. Wniosek może zostać złożony w formie papierowej lub elektronicznej. Pracodawca zobowiązany jest przy tym uwzględnić wniosek złożony m.in. przez pracownicę w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. Odmowa uwzględnienia przez pracodawcę wniosku złożonego przez jedną z wyżej wymienionych osób będzie uzasadniona wyłącznie w przypadku, jeśli będzie to niemożliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Odmowa uwzględnienia wniosku o możliwość wykonywania pracy zdalnie, każdorazowo będzie wymagała sporządzenia przez pracodawcę pisemnego uzasadnienia.
W jaki sposób uregulować zasady wykonywania pracy zdalnej?
Pracodawca, który ma zamiar umożliwiać pracownikom pracę w formie zdalnej, zobowiązany jest do określenia zasad wykonywania takiej pracy. W tym celu, pracodawca, jeśli działa u niego zakładowa organizacja związkowa, zawiera porozumienie z tą organizacją w przedmiocie ustalenia zasad pracy zdalnej. Pozostali pracodawcy zobowiązani będą do przeprowadzenia konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u tego pracodawcy, a następnie do ustanowienia regulaminu zawierającego zasady wykonywania pracy zdalnej. Jeżeli natomiast pracodawca nie powoła stosownego regulaminu, zasady te będzie zobowiązany ustalić w porozumieniu zawartym indywidualnie z pracownikiem, wykonującym pracę zdalną.
Obowiązki pracodawcy w związku z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika
Pracodawca zobowiązany jest m.in. zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy, a także instalację, serwis i konserwację narzędzi pracy, lub pokryć niezbędne koszty z tym związane oraz pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Jeżeli narzędzia pracy, z których pracownik będzie korzystał podczas wykonywania pracy zdalnej będą jego prywatnymi narzędziami, wówczas pracownikowi przysługuje prawo do ekwiwalentu pieniężnego, którego wysokość ustala z pracodawcą.
Prawo do kontroli
Pracodawcy przysługuje prawo do przeprowadzenia kontroli pracy zdalnej, wykonywanej przez pracownika, kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, a także w zakresie przestrzegania wymogów bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Kontrola powinna zostać przeprowadzona w taki sposób, aby nie naruszać prywatności pracownika i innych osób ani nie utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych.
Okazjonalna praca zdalna
Praca zdalna może być również wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.
***
Mając na uwadze wprowadzone regulacje, pracodawcy powinni podjąć działania zmierzające do wdrożenia stosownych procedur i regulaminów, aby wypełnić obowiązki wynikające z Kodeksu pracy. Dotyczy to zarówno tych pracodawców, którzy zatrudniają pracowników, wykonujących pracę zdalną, jak również tych, którzy jeszcze nie korzystają z takiej formy świadczenia pracy. Uprawnienie pracownika do złożenia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej, może zrodzić konieczność skorzystania z wdrożonych procedur w każdym momencie.
